FAQ zu Buchhaltung, Personalverrechnung & Jahresabschluss
FAQ zu Allgemein ja-fibu.at
Ich habe gerade mein Gewerbe angemeldet und bin noch als Dienstnehmer beschäftigt. Muss ich mir jetzt schon Gedanken um die Buchhaltung machen oder kommt das Finanzamt auf mich zu, wenn es Unterlagen braucht?#
Sobald Sie Ihr Gewerbe angemeldet haben, sind Sie selbst verpflichtet, Ihre Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß zu dokumentieren und dem Finanzamt Ihren Gewinn oder Verlust mitzuteilen. Das Finanzamt wird in der Regel nicht aktiv auf Sie zukommen, sondern erwartet, dass Sie Ihre steuerlichen Pflichten eigenständig erfüllen.
Daher ist es ratsam, von Anfang an alle Belege sorgfältig zu sammeln, geordnet abzulegen und mindestens 7 Jahre aufzubewahren. So sind Sie bestens vorbereitet und vermeiden unnötigen Stress oder Nachfragen seitens der Behörde. Gerne unterstütze ich Sie dabei, eine effiziente und rechtssichere Buchhaltung von Anfang an aufzubauen
Welche Unterlagen soll ich für das Erstgespräch vorbereiten?#
Für das Erstgespräch empfehle ich Ihnen, folgende Unterlagen bereitzuhalten:
- GISA-Auszug (Gewerbeinformationssystem Austria) ·
- Fragebogen Verf 24 des Finanzamts bzw. die Angaben, die Sie im Rahmen des Erklärungswechsels bereits an das Finanzamt übermittelt haben.
Gerne können Sie auch bereits VOR der Gewerbeanmeldung Kontakt mit mir aufnehmen. So können wir gemeinsam besprechen, welche Schritte für einen optimalen Start wichtig sind.
Was ist der Unterschied zwischen Bilanzbuchhalter und Steuerberater?#
Bilanzbuchhalter und Steuerberater sind beide Experten im Rechnungswesen, unterscheiden sich jedoch in einigen Punkten:
✅ Laufende Buchhaltung – gleiche Befugnisse
Für die Führung der laufenden Buchhaltung (inklusive Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Bilanzierung und Erstellung der laufenden Aufzeichnungen) hat der Bilanzbuchhalter nahezu die gleichen Befugnisse wie ein Steuerberater. In diesem Bereich können Sie also voll auf die Unterstützung durch einen Bilanzbuchhalter zählen.
Für die Führung der laufenden Buchhaltung (inklusive Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Bilanzierung und Erstellung der laufenden Aufzeichnungen) hat der Bilanzbuchhalter nahezu die gleichen Befugnisse wie ein Steuerberater. In diesem Bereich können Sie also voll auf die Unterstützung durch einen Bilanzbuchhalter zählen.
📌 Zusätzliche Befugnisse des Steuerberaters
Darüber hinausgehende Tätigkeiten – wie die Erstellung und Abgabe von Jahressteuererklärungen, steuerliche Gestaltungsberatung oder die Vertretung vor dem Finanzamt in Rechtsmittelverfahren – sind ausschließlich dem Steuerberater vorbehalten.
Darüber hinausgehende Tätigkeiten – wie die Erstellung und Abgabe von Jahressteuererklärungen, steuerliche Gestaltungsberatung oder die Vertretung vor dem Finanzamt in Rechtsmittelverfahren – sind ausschließlich dem Steuerberater vorbehalten.
👩🎓 Ausbildung & Berufszugang
Bilanzbuchhalter: Abschluss einer anerkannten Weiterbildung und öffentliche Bestellung nach dem Bilanzbuchhaltungsgesetz (BiBuG).
Steuerberater: Hochschulstudium, mehrere Jahre Berufspraxis, Fachprüfung und Mitgliedschaft in der Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.
📖 Weiterführender Link:
Detaillierte Informationen zu den Befugnissen finden Sie in der WKO-Broschüre „Der Unternehmer und sein steuerlicher Berater“
Detaillierte Informationen zu den Befugnissen finden Sie in der WKO-Broschüre „Der Unternehmer und sein steuerlicher Berater“
Do you also work with english-speaking clients?#
Yes, absolutely! I support clients who prefer to communicate in English. I will guide you through the Austrian accounting and bookkeeping system step by step – clearly, professionally, and in a way that makes sense for your business.
Whether you're new to the Austrian system or already running your business here, I’m happy to assist you with everything from ongoing bookkeeping to payroll and annual financial statements.
Communication can be in English via email, phone, or online meetings – whichever works best for you.
Wie hoch wird die Honorarnote für Buchhaltung und Jahresabschluss sein?#
Eine häufige Frage betrifft die Kosten der Buchhaltung und des Jahresabschlusses.
Ich rechne meine Honorare nicht pauschal, sondern nach den tatsächlich angefallenen Stunden ab. Gerade bei Gründern und Jungunternehmern ist das Belegaufkommen zu Beginn meist überschaubar und wächst erst mit der Zeit. Daher halte ich es für fair und transparent, nur die tatsächlich benötigten Stunden in Rechnung zu stellen.
Ich rechne meine Honorare nicht pauschal, sondern nach den tatsächlich angefallenen Stunden ab. Gerade bei Gründern und Jungunternehmern ist das Belegaufkommen zu Beginn meist überschaubar und wächst erst mit der Zeit. Daher halte ich es für fair und transparent, nur die tatsächlich benötigten Stunden in Rechnung zu stellen.
Vorteile dieses Modells:
- Sie zahlen nur für die tatsächlich erbrachte Leistung.
- Die Kosten sind am Anfang niedrig, wenn das Belegvolumen noch gering ist.
- Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens entwickeln sich die Kosten parallel – nachvollziehbar und flexibel.
- Eine faire Abrechnung schafft Planungssicherheit und Transparenz.
Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer?#
Die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Begünstigung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG. Sie befreit Unternehmer:innen mit geringen Umsätzen von der Umsatzsteuerpflicht. Seit 1. Jänner 2025 gilt:
- Die Umsatzgrenze beträgt 55.000 € brutto pro Jahr.
- Wird diese Grenze um nicht mehr als 10 % überschritten, bleibt die Befreiung bis Jahresende bestehen.
- Bei Überschreitung über 10 % entfällt die Befreiung ab dem Zeitpunkt der Überschreitung.
- stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus,
- führt keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen durch,
- hat keinen Vorsteuerabzug.
Wie ist das mit der Sozialversicherung als Kleinunternehmer?#
Das ist eine häufige Verwechslung!
Die Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer und die SVS-Beitragspflicht sind zwei völlig verschiedene Dinge.
Die Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer und die SVS-Beitragspflicht sind zwei völlig verschiedene Dinge.
In der Sozialversicherung der Selbständigen (SVS) gilt:
Für das Jahr 2025 gilt:
Widerruf des Befreiungsantrags
Wenn du dich später doch wieder voll versichern möchtest, kannst du deinen Antrag auf Ausnahme jederzeit schriftlich widerrufen.
Der Widerruf gilt ab dem Folgemonat, in dem er bei der SVS eingelangt ist.
Ab diesem Zeitpunkt bist du wieder pflichtversichert in der Kranken- und Pensionsversicherung, und es gelten wieder die regulären Beitragspflichten.
- Wer eine selbständige Tätigkeit ausübt, ist grundsätzlich pflichtversichert – in der Kranken-, Pensions- und Unfallversicherung.
- Die Beiträge richten sich nach dem Gewinn (Einkommen) aus deiner Tätigkeit.
- Es gibt aber eine Einkommensgrenze für die Ausnahme von der Pflichtversicherung.
Für das Jahr 2025 gilt:
- Liegt dein Jahresgewinn unter € 6.613,20,
kannst du dich auf Antrag von der Kranken- und Pensionsversicherung befreien lassen (§ 2 Abs. 1 Z 4 GSVG). - Du bleibst dann nur unfallversichert (Pauschalbetrag von rund € 130 pro Jahr).
- Der Antrag muss aktiv gestellt werden – er erfolgt nicht automatisch.
- Wird später festgestellt, dass die Einkommensgrenze überschritten wurde, kann die Befreiung rückwirkend aufgehoben und die Beiträge nachverrechnet werden.
Widerruf des Befreiungsantrags
Wenn du dich später doch wieder voll versichern möchtest, kannst du deinen Antrag auf Ausnahme jederzeit schriftlich widerrufen.
Der Widerruf gilt ab dem Folgemonat, in dem er bei der SVS eingelangt ist.
Ab diesem Zeitpunkt bist du wieder pflichtversichert in der Kranken- und Pensionsversicherung, und es gelten wieder die regulären Beitragspflichten.
FAQ zu Buchhaltung ja-fibu.at
Welche Kosten kommen auf mich zu, wenn Sie die Buchhaltung übernehmen?#
💻 myBMD com (bevorzugt)
- Monatliche Servicegebühr im niedrigen zweistelligen Bereich
- Günstigster Stundensatz bei monatlicher Übermittlung, da die Belege direkt in mein System übernommen werden und der Arbeitsaufwand minimal ist
📦 Digitale Übermittlung (per E-Mail, Dropbox, prosaldo.net)
- Etwas höherer Stundensatz aufgrund zusätzlicher Durchsicht und Nachbearbeitung
- Bei quartalsweiser Übermittlung fällt der Stundensatz höher aus als bei monatlicher
📄 Papierform
- Zusätzlicher Aufschlag für das Scannen und Sortieren der Unterlagen, da dieser Weg den größten Zeitaufwand bedeutet
🌱 Für Gründer
- Spezielle Vergünstigungen und ein ermäßigter Stundensatz im ersten Jahr der Gründung
💡 Tipp: Eine monatliche Übermittlung ist nicht nur kostengünstiger, sondern bietet auch einen besseren Überblick über Ihre Finanzen. Außerdem verteilt sich der Arbeitsaufwand gleichmäßiger, was die Zusammenarbeit effizienter macht.
Wie übermittle ich die Unterlagen für die Buchhaltung?#
Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre Buchhaltungsbelege zu übermitteln:
📂 Digital:
- Über myBMD com (bevorzugt) – die Belege werden direkt in mein System übernommen, was meinen Arbeitsaufwand reduziert und den günstigsten Stundensatz ermöglicht.
- Per E-Mail oder Upload in eine Dropbox – hier ist eine zusätzliche Durchsicht erforderlich, wodurch der Stundensatz etwas höher ausfällt.
- Über prosaldo.net, wenn Sie die Buchhaltung selbst vorbereiten – auch hier entsteht ein Mehraufwand für die Kontrolle.
📄 Papierform:
- Bei Abgabe in Papierform scanne ich die Unterlagen für die digitale Verarbeitung. Hier fällt ein Aufschlag von 20 % auf den Stundensatz der digitalen Übermittlung an, da dieser Weg den höchsten Zeitaufwand bedeutet.
💡 Tipp: Für eine effiziente und kostengünstige Zusammenarbeit empfehle ich die Nutzung von myBMD com und sie haben jederzeit Zugriff auf Ihre Belege
Was ist der Unterschied zwischen Einkommensteuer und Umsatzsteuer?#
Die Einkommensteuer ist eine Steuer auf den Gewinn Ihres Unternehmens.
Sie fällt an, wenn Sie als natürliche Person (z. B. Einzelunternehmer:in oder OG-Gesellschafter:in) Einkommen erzielen. Bemessungsgrundlage ist der Gewinn, also Einnahmen minus Ausgaben. Je höher der Gewinn, desto mehr Einkommensteuer müssen Sie zahlen – gestaffelt nach dem Einkommensteuertarif.
Sie fällt an, wenn Sie als natürliche Person (z. B. Einzelunternehmer:in oder OG-Gesellschafter:in) Einkommen erzielen. Bemessungsgrundlage ist der Gewinn, also Einnahmen minus Ausgaben. Je höher der Gewinn, desto mehr Einkommensteuer müssen Sie zahlen – gestaffelt nach dem Einkommensteuertarif.
Die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) ist hingegen eine Steuer, die Sie für ihre Kunden einheben. Sie schlagen diese auf die Rechnungen auf und führen sie später ans Finanzamt ab – abzüglich der Vorsteuer, die Sie selbst beim Einkauf gezahlt haben.
➡️ Kurz gesagt:
Bei Kleinunternehmer:innen (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG) entfällt unter bestimmten Voraussetzungen die Umsatzsteuerpflicht – die Einkommensteuerpflicht bleibt aber bestehen.
- Einkommensteuer: betrifft Ihr Einkommen (sie zahlen sie selbst).
- Umsatzsteuer: betrifft Ihren Umsatz (sie heben sie für das Finanzamt ein).
Bei Kleinunternehmer:innen (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG) entfällt unter bestimmten Voraussetzungen die Umsatzsteuerpflicht – die Einkommensteuerpflicht bleibt aber bestehen.
FAQ zu Personalverrechnung ja-fibu.at
Ich möchte meinen ersten Mitarbeiter einstellen – wie soll ich vorgehen?#
Der erste Mitarbeiter ist ein großer Schritt – und mit ein paar Pflichten verbunden:
✅ Arbeitgeber anmelden: Bei der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) als Dienstgeber registrieren.
✅ Mitarbeiter anmelden: Vor Arbeitsbeginn bei der ÖGK via ELDA melden.
✅ Dienstvertrag erstellen: Schriftlichen Vertrag oder Dienstzettel ausstellen.
✅ Finanzamt informieren: Dienstgeberabgabennummer beantragen und Lohnsteuer anmelden.
✅ Abgaben & Vorschriften beachten: Lohnverrechnung, Sozialversicherung, Dienstgeberabgaben und arbeitsrechtliche Vorschriften wie Arbeitszeitgesetz und Kollektivverträge.
✅ Mitarbeiter anmelden: Vor Arbeitsbeginn bei der ÖGK via ELDA melden.
✅ Dienstvertrag erstellen: Schriftlichen Vertrag oder Dienstzettel ausstellen.
✅ Finanzamt informieren: Dienstgeberabgabennummer beantragen und Lohnsteuer anmelden.
✅ Abgaben & Vorschriften beachten: Lohnverrechnung, Sozialversicherung, Dienstgeberabgaben und arbeitsrechtliche Vorschriften wie Arbeitszeitgesetz und Kollektivverträge.
💡 Tipp: Wir unterstützen Wie gerne beim gesamten Prozess – von der Anmeldung bis zur ersten Lohnabrechnung.
FAQ zu Jahresabschluss ja-fibu.at
Wann soll ich die Unterlagen für den Jahresabschluss übermitteln?#
Je früher, desto günstiger!
Wer seine Unterlagen bereits im Jänner übermittelt, profitiert von einem deutlich günstigeren Stundensatz. Ab Februar steigt dieser schrittweise an – und ab Juni kann der Stundensatz bereits doppelt so hoch sein wie zu Jahresbeginn.
Wer seine Unterlagen bereits im Jänner übermittelt, profitiert von einem deutlich günstigeren Stundensatz. Ab Februar steigt dieser schrittweise an – und ab Juni kann der Stundensatz bereits doppelt so hoch sein wie zu Jahresbeginn.
💡 Am wirtschaftlichsten ist es, wenn ich Ihre Buchhaltung monatlich betreue. Dann bin ich bereits mit den Zahlen vertraut und benötige wesentlich weniger Zeit für die Erstellung des Jahresabschlusses – was sich direkt in den Kosten widerspiegelt.
Die auf dieser Website bereitgestellten Informationen – insbesondere im FAQ-Bereich – dienen ausschließlich der allgemeinen Information. Trotz sorgfältiger Recherche und laufender Aktualisierung übernehme ich keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte. Die Informationen stellen keine steuerliche Beratung im Einzelfall dar und können eine individuelle Beratung durch eine qualifizierte Fachperson nicht ersetzen.