FAQ zu Buchhaltung, Personalverrechnung & Jahresabschluss

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Welche Branchen und Unternehmensgrößen betreut ihr?

Wir betreuen Unternehmen aus vielen Bereichen mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (im Sinne des § 4 Abs. 3 EStG 1988) sowie kleine GmbHs (im Rahmen der durch § 221 Abs. 1 in Verbindung mit § 221 Abs. 4, 6 und 7 UGB festgesetzten Merkmale) z. B.: Handel, Dienstleistung, Gastronomie, Handwerk, E-Commerce, und mehr.

Unsere Leistungen passen besonders für:

KMU
Selbstständige & EPUs
Start-ups & Gründer:innen
sowie auch Steuerkanzleien, die Entlastung in der laufenden Buchhaltung suchen.

Ich habe gerade mein Gewerbe angemeldet und bin noch als Dienstnehmer beschäftigt. Muss ich mir jetzt schon Gedanken um die Buchhaltung machen oder kommt das Finanzamt auf mich zu, wenn es Unterlagen braucht?

Sobald Sie Ihr Gewerbe angemeldet haben, sind Sie selbst verpflichtet, Ihre Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß zu dokumentieren und dem Finanzamt Ihren Gewinn oder Verlust mitzuteilen. Das Finanzamt wird in der Regel nicht aktiv auf Sie zukommen, sondern erwartet, dass Sie Ihre steuerlichen Pflichten eigenständig erfüllen.

Daher ist es ratsam, von Anfang an alle Belege sorgfältig zu sammeln, geordnet abzulegen und mindestens 7 Jahre aufzubewahren. So sind Sie bestens vorbereitet und vermeiden unnötigen Stress oder Nachfragen seitens der Behörde. Gerne unterstütze ich Sie dabei, eine effiziente und rechtssichere Buchhaltung von Anfang an aufzubauen

Ist die Zusammenarbeit ausschließlich digital oder auch vor Ort möglich?

Unser Fokus liegt klar auf digitaler Zusammenarbeit – effizient, papierlos und zeitsparend.
Online-Besprechungen und Beratungen können unkompliziert über die Website gebucht werden.
Wenn es sinnvoll oder notwendig ist, können einzelne Punkte natürlich auch vor Ort besprochen oder erledigt werden.

Tipp: Digital funktioniert in der Praxis meist am schnellsten – und Sie haben Ihre Unterlagen jederzeit griffbereit.

Welche Unterlagen soll ich für das Erstgespräch vorbereiten?

Für das Erstgespräch empfehle ich Ihnen, folgende Unterlagen bereitzuhalten:

GISA-Auszug (Gewerbeinformationssystem Austria) ·
Fragebogen Verf 24 des Finanzamts bzw. die Angaben, die Sie im Rahmen des Erklärungswechsels bereits an das Finanzamt übermittelt haben.

Gerne können Sie auch bereits VOR der Gewerbeanmeldung Kontakt mit mir aufnehmen. So können wir gemeinsam besprechen, welche Schritte für einen optimalen Start wichtig sind.

Wie kann ich meinen Steuerberater wechseln?

Wenn Sie das Gefühl haben, dass es besser laufen könnte – weniger Rückfragen, mehr Klarheit, schnellere Abläufe – dann ist ein Wechsel absolut sinnvoll und jederzeit möglich.

Viele unserer Kunden wechseln, weil sie sich eine digitalere, zeitsparendere Zusammenarbeit und mehr Überblick über ihre Zahlen wünschen. Nur die erstmalige Einrichtung/Onboarding gerade bei einem Wechsel nimmt in der Regel mehr Zeit in Anspruch und muss geplant werden.

✅ So begleiten wir Sie beim Wechsel:

1. Unverbindliche Erstabstimmung: Wir schauen uns Ihre aktuelle Situation an und klären, wie Sie sich verbessern möchten.

2. Klare Planung: Wir legen gemeinsam fest, wann und wie der Wechsel am besten erfolgt. Gemeinsam stimmen wir wichtige Punkte ab und planen eine erfolgreiche, zeitsparende Zusammenarbeit.

3. Koordination der Übergabe: Auf Wunsch übernehmen wir die Abstimmung mit Ihrem bisherigen Steuerberater.

4. Strukturierter Neustart: Wir richten alles sauber ein, sodass Sie von Anfang an einen klaren Ablauf und Überblick haben.

Tipp: Ein Wechsel ist oft genau der richtige Schritt, wenn Prozesse unübersichtlich geworden sind oder Sie das Gefühl haben, „hinterherzulaufen“ oder wenig Wertschätzung zu erhalten. Mit einem klaren System gewinnen Sie wieder Kontrolle und Zeit.

Muss ich spezielle technische Voraussetzungen erfüllen?

Nein. In der Regel reicht:

ein internetfähiges Gerät (PC, Tablet oder Smartphone)
und ein einfacher digitaler Weg zur Belegübermittlung

Die Hilfe bei der Ersteinrichtung und eine Erklärung zur Handhabung des Systems zur Belegübermittlung erfolgt gemeinsam in einem Online-Onboarding Termin.

Was ist der Unterschied zwischen Bilanzbuchhalter und Steuerberater?

Bilanzbuchhalter und Steuerberater sind beide Experten im Rechnungswesen, unterscheiden sich jedoch in einigen Punkten:

✅ Laufende Buchhaltung – gleiche Befugnisse
Für die Führung der laufenden Buchhaltung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung im Sinne des § 4 Abs. 3 EStG 1988) hat der Bilanzbuchhalter nahezu die gleichen Befugnisse wie ein Steuerberater. In diesem Bereich können Sie also voll auf die Unterstützung durch einen Bilanzbuchhalter zählen.

📌 Zusätzliche Befugnisse des Steuerberaters
Darüber hinausgehende Tätigkeiten – wie die Erstellung und Abgabe von Jahressteuererklärungen, steuerliche Gestaltungsberatung oder die Vertretung vor dem Finanzamt in Rechtsmittelverfahren – sind ausschließlich dem Steuerberater vorbehalten.

👩‍🎓 Ausbildung & Berufszugang

Bilanzbuchhalter: Abschluss einer anerkannten Weiterbildung und öffentliche Bestellung nach dem Bilanzbuchhaltungsgesetz (BiBuG).

Steuerberater: Hochschulstudium, mehrere Jahre Berufspraxis, Fachprüfung und Mitgliedschaft in der Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.

📖 Weiterführender Link:
Detaillierte Informationen zu den Befugnissen finden Sie in der WKO-Broschüre „Der Unternehmer und sein steuerlicher Berater“

Warum ist ein Bilanzbuchhalter im Vergleich zum Steuerberater günstiger?

Bei uns haben Sie die Möglichkeit Ihre Steuererklärung selbst einzureichen (Eingabe der Daten in Finanzonline-Formular).

Somit ist der Stundensatz im Vergleich zum Steuerberater bei uns niedriger. Alles was Sie dafür brauchen, ist ein Zugang zu Ihrem Finanz-Online Konto.

Do you also work with english-speaking clients?

Yes, absolutely! I support clients who prefer to communicate in English. I will guide you through the Austrian accounting and bookkeeping system step by step – clearly, professionally, and in a way that makes sense for your business.

Whether you're new to the Austrian system or already running your business here, I’m happy to assist you with everything from ongoing bookkeeping to payroll and annual financial statements.

Communication can be in English via email, phone, or online meetings – whichever works best for you.

Wie hoch wird die Honorarnote für Buchhaltung und Jahresabschluss sein?

Eine häufige Frage betrifft die Kosten der Buchhaltung und des Jahresabschlusses.

Ich rechne meine Honorare nicht pauschal, sondern nach den tatsächlich angefallenen Stunden ab. Gerade bei Gründern und Jungunternehmern ist das Belegaufkommen zu Beginn meist überschaubar und wächst erst mit der Zeit. Daher halte ich es für fair und transparent, nur die tatsächlich benötigten Stunden in Rechnung zu stellen.

Vorteile dieses Modells:

Sie zahlen nur für die tatsächlich erbrachte Leistung.
Die Kosten sind am Anfang niedrig, wenn das Belegvolumen noch gering ist.
Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens entwickeln sich die Kosten parallel – nachvollziehbar und flexibel.
Eine faire Abrechnung schafft Planungssicherheit und Transparenz.

💡 Tipp: Gerne gebe ich Ihnen im Erstgespräch eine Einschätzung der voraussichtlichen Stunden pro Monat, basierend auf Ihrer Branche und dem erwarteten Belegaufkommen. So haben Sie schon vorab eine klare Vorstellung.

Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Begünstigung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG. Sie befreit Unternehmer:innen mit geringen Umsätzen von der Umsatzsteuerpflicht. Seit 1. Jänner 2025 gilt:

Die Umsatzgrenze beträgt 55.000 € brutto pro Jahr.
Wird diese Grenze um nicht mehr als 10 % überschritten, bleibt die Befreiung bis Jahresende bestehen.
Bei Überschreitung über 10 % entfällt die Befreiung ab dem Zeitpunkt der Überschreitung.

Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet:

stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus,
führt keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen durch,
hat keinen Vorsteuerabzug.

Ein Hinweis auf der Rechnung ist empfehlenswert, z. B. „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.“ Unternehmer:innen können freiwillig zur Regelbesteuerung optieren, etwa wenn sie hohe Vorsteuern geltend machen möchten. Diese Option gilt mindestens fünf Jahre.

Wie ist das mit der Sozialversicherung als Kleinunternehmer?

Das ist eine häufige Verwechslung!
Die Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer und die SVS-Beitragspflicht sind zwei völlig verschiedene Dinge.

In der Sozialversicherung der Selbständigen (SVS) gilt:

Wer eine selbständige Tätigkeit ausübt, ist grundsätzlich pflichtversichert – in der Kranken-, Pensions- und Unfallversicherung.
Die Beiträge richten sich nach dem Gewinn (Einkommen) aus deiner Tätigkeit.
Es gibt aber eine Einkommensgrenze für die Ausnahme von der Pflichtversicherung.

Voraussetzungen für die Ausnahme
Für das Jahr 2025 gilt:

Liegt dein Jahresgewinn unter € 6.613,20,
kannst du dich auf Antrag von der Kranken- und Pensionsversicherung befreien lassen (§ 2 Abs. 1 Z 4 GSVG).
Du bleibst dann nur unfallversichert (Pauschalbetrag von rund € 130 pro Jahr).
Der Antrag muss aktiv gestellt werden – er erfolgt nicht automatisch.
Wird später festgestellt, dass die Einkommensgrenze überschritten wurde, kann die Befreiung rückwirkend aufgehoben und die Beiträge nachverrechnet werden.

Widerruf des Befreiungsantrags
Wenn du dich später doch wieder voll versichern möchtest, kannst du deinen Antrag auf Ausnahme jederzeit schriftlich widerrufen.
Der Widerruf gilt ab dem Folgemonat, in dem er bei der SVS eingelangt ist.
Ab diesem Zeitpunkt bist du wieder pflichtversichert in der Kranken- und Pensionsversicherung, und es gelten wieder die regulären Beitragspflichten.

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FAQ zu Buchhaltung ja-fibu.at

Kann man die Buchhaltung in Österreich auslagern und wieviel kostet das?

Absolut! Genau dafür sind wir für Sie da! Sie können Ihre Buchhaltung in Österreich problemlos auslagern. Viele Unternehmen machen das, um Zeit zu sparen, Fristen sicher einzuhalten und jederzeit einen klaren Überblick über Zahlen und Abgaben zu haben.

Die Kosten lassen sich pauschal schwer nennen, weil sie vom tatsächlichen Aufwand abhängen. Typischerweise richtet sich der Preis nach:

✅ Belegmenge (wie viele Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Transaktionen, Kassa etc.)
✅ Rhythmus (monatlich ist meist effizienter als „alles gesammelt“)
✅ Leistungsumfang (nur laufende Buchhaltung oder inkl. UVA, Offene Posten, Auswertungen, Lohnverrechnung etc.)
✅ Start-Situation (z. B. Rückstände, ungeordnete Belege, Umstellung von Papier auf digital)

Tipp: Am günstigsten und stressfreisten ist es meistens, wenn die Belege laufend digital kommen – dann entsteht weniger Nacharbeit, und Sie bekommen Ihre Auswertungen schneller.

Welche Vorteile habe ich, wenn ich meine Buchhaltung auslagere?

Wenn Sie Ihre Buchhaltung auslagern, gewinnen Sie vor allem Zeit, Überblick und Sicherheit.

✅ Mehr Freiraum fürs Kerngeschäft
Sie müssen sich nicht mehr durch Belege, Fristen und Abläufe kämpfen – das übernehmen wir.

✅ Korrekt & fristgerecht
Wir sorgen dafür, dass alles sauber erledigt ist und Termine eingehalten werden können.

✅ Digital, transparent, nachvollziehbar
Jederzeit können Sie zu Ihrer Buchhaltung Auswertungen durchführen und online auf Ihre Belege zugreifen.

✅ Fair & flexibel
Abgerechnet wird immer zum Ende des Monats nach den tatsächlichen Stunden gemessen an Ihrem Belegaufkommen. Sie zahlen nur jenen Aufwand, welcher tatsächlich für Ihre Buchhaltung benötigt wurde.

Tipp: Bei monatlicher Übermittlung Ihrer Belege über das im Onboarding gemeinsam eingerichtete System myBMDCom oder über die einfache App BMDGo ist der Stundensatz für Buchhaltung und Jahresabschluss am geringsten.

Ab wann lohnt es sich, die Buchhaltung auszulagern?

Auslagern lohnt sich meist, sobald Sie merken, dass Buchhaltung …

✅ … Zeit frisst, die Sie lieber in Umsatz stecken
✅ … liegen bleibt (Fristen, UVA, Ordnung)
✅ … Stress macht, weil der Überblick fehlt
✅ … Fehlerpotenzial hat (falsche Zuordnung, fehlende Belege)

Tipp: Viele warten zu lange. Sinnvoll ist oft schon ab dem Punkt, wo Sie regelmäßig Belege haben und Planbarkeit brauchen (Liquidität, Abgaben, Auswertungen).

Wie funktioniert Buchhaltung online – Schritt für Schritt?

So läuft’s in der Regel ab:

✅ 1) Sie übermitteln Ihre Belege digital (über die BMD-App oder Web-App)
✅ 2) Wir erfassen/prüfen die Belege und buchen laufend
✅ 3) Sie können Auswertungen und Statistiken einsehen (z. B. monatlich oder quartalsweise)
✅ 4) UVA & Fristen werden zuverlässig erledigt
✅ 5) Rückfragen klären wir kurz und unkompliziert (online/telefonisch)

Tipp: Ein fixer Rhythmus (z. B. monatlich) ist der größte Hebel für Erfolg & Überblick.

Was kostet eine externe Buchhaltung und wovon hängt der Preis ab?

💻 myBMD com (bevorzugt)

Monatliche Servicegebühr im niedrigen zweistelligen Bereich
Günstigster Stundensatz bei monatlicher Übermittlung, da die Belege direkt in mein System übernommen werden und der Arbeitsaufwand minimal ist

📦 Digitale Übermittlung (per E-Mail, Dropbox, prosaldo.net)

Etwas höherer Stundensatz aufgrund zusätzlicher Durchsicht und Nachbearbeitung
Bei quartalsweiser Übermittlung fällt der Stundensatz höher aus als bei monatlicher

📄 Papierform

Zusätzlicher Aufschlag für das Scannen und Sortieren der Unterlagen, da dieser Weg den größten Zeitaufwand bedeutet

🌱 Für Gründer

Spezielle Vergünstigungen und ein ermäßigter Stundensatz im ersten Jahr der Gründung

💡 Tipp: Eine monatliche Übermittlung ist nicht nur kostengünstiger, sondern bietet auch einen besseren Überblick über Ihre Finanzen. Außerdem verteilt sich der Arbeitsaufwand gleichmäßiger, was die Zusammenarbeit effizienter macht.

Wie kann ich bei der Buchhaltung sparen?

Um den Aufwand und somit die Kosten für Ihre Buchhaltung zu reduzieren können mehrere Faktoren berücksichtigt werden:

· Digitale Sammlung der Belege schon vorab

· Nutzung von unserem einfachen System myBMDCom zur Belegübermittlung

· Vorkontrolle auf Richtigkeit der Belege in myBMDCom

· Zahlung und Verwaltung der Belege über die finAPI Schnittstelle

Somit ist im Gegensatz zur Buchhaltung in Papier oder in unformatierten csv. Dateien ein erheblicher Zeitvorteil möglich.

Welche Belege braucht ihr und was sollte ich vorbereiten?

Damit Ihre Buchhaltung korrekt läuft, brauchen wir grundsätzlich alles, was geschäftlich relevant ist.

✅ Typische Belege:

Ausgangsrechnungen & Eingangsrechnungen
Bank-/Kontoauszüge, Zahlungsbestätigungen
Kassenbelege (wenn Barumsätze)
Verträge (z. B. Leasing, Miete), wenn relevant
Reisekosten-/Bewirtungsbelege inkl. Zweck/Teilnehmer (wenn vorhanden)

Tipp: Bei einem monatlich vollständigen Upload (bzw. einer Übereinstimmung mit Ihren Bankkonten) der Belege über myBMDCom oder über die einfache App BMDGo ist der Stundensatz am geringsten.

Muss ich für meine Buchhaltung irgendwelche Listen schreiben?

Nein! Der Vorteil, wenn Sie Ihre Buchhaltung über uns machen, liegt deutlich in der Zeitersparnis.

Tätigkeiten wie das Anfertigen von Beleglisten sind für eine saubere und zeitsparende Abwicklung von Buchhaltungen sinnlos.

Das Einzige was Sie tun müssen, ist regelmäßig Ihre Ausgangs- und Eingangsrechnungen in myBMDCom hochladen und alle 3 Monate den Zugang zur Verknüpfung des Bankkontos zu aktualisieren (zeitlich vergleichbar mit einer ELBA-Überweisung). Zudem haben Sie die Möglichkeit Ihre Eingangsrechnungen ebenfalls über myBMDCom zu begleichen was Ihnen ebenfalls Zeit erspart.

Wie übermittle ich die Unterlagen für die Buchhaltung?

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre Buchhaltungsbelege zu übermitteln:

📂 Digital:

Über myBMD com (bevorzugt) – die Belege werden direkt in mein System übernommen, was meinen Arbeitsaufwand reduziert und den günstigsten Stundensatz ermöglicht.
Per E-Mail oder Upload in eine Dropbox – hier ist eine zusätzliche Durchsicht erforderlich, wodurch der Stundensatz etwas höher ausfällt.
Über prosaldo.net, wenn Sie die Buchhaltung selbst vorbereiten – auch hier entsteht ein Mehraufwand für die Kontrolle.

📄 Papierform:

Bei Abgabe in Papierform scanne ich die Unterlagen für die digitale Verarbeitung. Hier fällt ein Aufschlag von 20 % auf den Stundensatz der digitalen Übermittlung an, da dieser Weg den höchsten Zeitaufwand bedeutet.

💡 Tipp: Für eine effiziente und kostengünstige Zusammenarbeit empfehle ich die Nutzung von myBMD com und sie haben jederzeit Zugriff auf Ihre Belege

Wie stellt ihr sicher, dass meine Daten sicher und DSGVO-konform verarbeitet werden?

Datenschutz hat höchste Priorität. Ihre Daten werden:

verschlüsselt übertragen
sicher gespeichert
DSGVO-konform verarbeitet

Außerdem gilt: Zugriff nur für jene Personen, die ihn wirklich brauchen.

Wie erhalte ich Zugriff auf meine Buchhaltungsunterlagen?

Den Zugriff auf Ihre Unterlagen erhalten Sie in sicherer Form in der WebApp über myBMDCom oder in der App myBMD Go. Dort können Sie:

Belege und Auswertungen jederzeit ansehen
Unterlagen einfach finden (nach Zeitraum/Kategorie)
Informationen schnell weitergeben
Neue Belege und Dokumente schnell und einfach hochladen

Was passiert, wenn ich bisher keine digitale Buchhaltung hatte?

Kein Problem. Viele starten genau so.
Wir übernehmen Ihre vorhandenen Unterlagen (Papier oder gemischt) und bringen alles in eine digitale/papierlose, saubere Struktur. Zukünftig können Sie alle Unterlagen einfach online per App oder Web-App hochladen. Somit sind keine Papierstapel oder Ordner mehr nötig und Sie haben jederzeit Zugriff auf Ihre Buchhaltung und Auswertungen.

Könnt ihr bestehende Rückstände in meiner Buchhaltung aufarbeiten?

Ja – und das ist häufiger als man denkt. Wir gehen dabei strukturiert vor:

Standaufnahme: Was ist offen, welche Zeiträume fehlen?
Klärung offener Punkte (Belege, Bank, Zuordnung)
Aufarbeitung, bis alles wieder sauber und aktuell ist

Auf Wunsch übernehmen wir auch die Abstimmung mit Steuerberater/Ansprechpersonen, damit Sie schnell wieder „im grünen Bereich“ sind.

Könnt ihr auch Teilbereiche der Buchhaltung übernehmen (z. B. Umsatzsteuervoranmeldungen)?

Ja, selbstverständlich. Sie können auch nur einzelne Bereiche auslagern, z. B.:

UVA
Debitoren-/Kreditorenmanagement
Aufarbeitung & Ordnung der Belege
Vorbereitung Jahresabschluss

Sie holen sich genau dort Unterstützung, wo es gerade brennt (oder wo Sie Zeit sparen möchten).

Könnt ihr meine Buchhaltung mit meinem Steuerberater koordinieren?

Ja. Eine gute Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater ist oft der Schlüssel für einen reibungslosen Ablauf.

Wir bereiten die Unterlagen vollständig und übersichtlich auf, damit Ihr Steuerberater:

schnell weiterarbeiten kann
weniger Rückfragen entstehen
der Jahresabschluss effizient erstellt werden kann

Welche Software verwenden Sie für die Buchhaltung?

Wir arbeiten mit BMD und für die Belegübermittlung myBMDCom (für Österreich eine sehr bewährte Lösung).
Je nach Setup können auch Schnittstellen zu bestehenden Systemen berücksichtigt werden – z. B., wenn bereits ein Warenwirtschafts- oder anderes Vorsystem im Einsatz ist.

Was ist der Unterschied zwischen Einkommensteuer und Umsatzsteuer?

Die Einkommensteuer ist eine Steuer auf den Gewinn Ihres Unternehmens.
Sie fällt an, wenn Sie als natürliche Person (z. B. Einzelunternehmer:in oder OG-Gesellschafter:in) Einkommen erzielen. Bemessungsgrundlage ist der Gewinn, also Einnahmen minus Ausgaben. Je höher der Gewinn, desto mehr Einkommensteuer müssen Sie zahlen – gestaffelt nach dem Einkommensteuertarif.

Die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) ist hingegen eine Steuer, die Sie für ihre Kunden einheben. Sie schlagen diese auf die Rechnungen auf und führen sie später ans Finanzamt ab – abzüglich der Vorsteuer, die Sie selbst beim Einkauf gezahlt haben.

➡️ Kurz gesagt:

Einkommensteuer: betrifft Ihr Einkommen (sie zahlen sie selbst).
Umsatzsteuer: betrifft Ihren Umsatz (sie heben sie für das Finanzamt ein).

💡 Tipp für Unternehmer:innen:
Bei Kleinunternehmer:innen (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG) entfällt unter bestimmten Voraussetzungen die Umsatzsteuerpflicht – die Einkommensteuerpflicht bleibt aber bestehen.

UVA monatlich oder quartalsweise – wer muss was abgeben?

Das hängt u. a. von Umsatzgrenzen bzw. Ihrem Vorjahresumsatz ab.

monatlich oder vierteljährlich – je nach Voraussetzungen
vierteljährliche Termine sind typischerweise 15.2., 15.5., 15.8., 15.11.

Tipp: Sobald sich bei Ihnen etwas ändert (Umsatzsprung, Umstellung, neue Tätigkeit), lohnt sich ein kurzer Check, damit die Perioden wirklich passen.

Was passiert, wenn die UVA zu spät abgegeben oder zu spät bezahlt wird?

Wenn UVA/Zahlung verspätet ist, kann das unangenehm werden.

✅ Mögliche Folgen:

Säumnisfolgen/Zuschläge
Rückfragen vom Finanzamt
mehr Aufwand durch Nacharbeiten/Korrekturen

Tipp: Die UVA ist ein Klassiker für „kleiner Aufwand – große Wirkung“. Ein sauberer Prozess spart hier enorm Nerven.

Gilt die UVA auch für Kleinunternehmer?

Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, stellt Rechnungen ohne USt aus und führt grundsätzlich keine UVA durch – dafür gibt’s aber auch keinen Vorsteuerabzug.

Achtung! Bei Verwendung der UID-Nummer in Zusammenarbeit mit Unternehmen in der EU, entsteht möglicherweise trotzdem eine Pflicht zur Abfuhr der USt mangels Vorsteuerabzug.

Tipp: Ob die Kleinunternehmer-Regelung für Sie sinnvoll ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Dazu beraten wir Sie gerne persönlich, um die passende Lösung zu finden!

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FAQ zu Personalverrechnung ja-fibu.at

Was ist der Unterschied zwischen Lohnverrechnung und Personalverrechnung?

Im Alltag werden beide Begriffe oft gleich verwendet.
Gemeint ist in der Regel die Abrechnung von Löhnen und Gehältern inklusive Meldungen und Auswertungen.

✅ Wir kümmern uns um die laufende Abwicklung, damit:

Löhne/Gehälter korrekt abgerechnet werden
Dienstgeberabgaben & Meldungen stimmen
Unterlagen übersichtlich verfügbar sind

Wichtig ist weniger der Begriff – entscheidend ist, dass Abrechnung und Meldungen korrekt und fristgerecht passieren.

Für welche Unternehmen eignet sich eure Lohnverrechnung?

Unsere Lohnverrechnung ist flexibel und eignet sich für:

EPUs/KMU mit einzelnen oder mehreren Mitarbeitern
Gastronomie & Handel (z. B. Teilzeit/Wechselstunden)
Handwerk & Dienstleistung
E-Commerce-Unternehmen mit Teamstruktur
Start-ups, die erstmals Mitarbeiter aufnehmen

Was umfasst die Lohnverrechnung bei euch?

Wir übernehmen die laufende Lohnverrechnung inklusive aller Standardmeldungen und Abrechnungen – korrekt, fristgerecht und nachvollziehbar.

✅ Typische Leistungen:

Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen
An- und Abmeldungen von Mitarbeiter
laufende Meldungen an ÖGK und relevante Stellen
Übermittlung von Auswertungen (z. B. Lohnjournal, Dienstgeberabgaben)
Betreuung bei Rückfragen rund um Abrechnung und Fristen

Tipp: Je früher und einheitlicher wir Änderungen (z. B. Stunden, Krankenstand, Zulagen) bekommen, desto reibungsloser läuft die Abrechnung.

Was kostet die Lohnverrechnung für meinen Betrieb?

Die Kosten hängen vom tatsächlichen Aufwand ab, z. B.:

Preisfaktoren:

Anzahl der Mitarbeiter
Komplexität (Teilzeit, Stundenlöhne, Zulagen, wechselnde Arbeitszeiten)
zusätzliche Themen (z. B. Reisekosten, Sonderzahlungen, Rückstände)
wie strukturiert die Daten/Änderungen geliefert werden

Tipp: Mit klaren Abläufen (z. B. fixe Deadline für Stundenlisten) bleibt die Lohnverrechnung planbar und kosteneffizient.

Welche Unterlagen benötigt ihr für die Lohnverrechnung?

Für den Start brauchen wir nur die wichtigsten Basisdaten – den Rest bauen wir gemeinsam strukturiert auf.

✅ Üblicherweise erforderlich:

Dienstverträge / Vereinbarungen (Arbeitszeit, Entlohnung)
Mitarbeiter-Stammdaten
Angaben zu Arbeitszeiten (z. B. Stundenlisten), Zulagen, Prämien
Informationen zu Abwesenheiten (Urlaub, Krankenstand, Pflegefreistellung)

Tipp: Wenn Sie bereits Vorlagen (Stundenlisten/Urlaubslisten) haben, integrieren wir diese gerne – oder wir geben Ihnen einfache, praxistaugliche Muster.

Können wir die Lohnverrechnung komplett digital abwickeln?

Ja – unser Fokus liegt auf einer digitalen, klaren Abwicklung. Sie übermitteln die Informationen einfach online und erhalten die Abrechnungen übersichtlich zurück.

✅ Vorteile:

weniger Papier & weniger Fehlerquellen
schnelle Abstimmung bei Änderungen
Unterlagen jederzeit griffbereit

Könnt ihr Lohnverrechnung und Buchhaltung kombinieren?

Ja – das ist oft die effizienteste Lösung.

Wenn Buchhaltung und Lohnverrechnung aus einer Hand kommen, sind Abstimmungen einfacher und Sie bekommen ein stimmiges Gesamtbild (Kosten, Abgaben, Auswertungen).

Wie läuft der Wechsel zu euch ab, wenn die Lohnverrechnung bisher woanders gemacht wurde?

Ein Wechsel ist grundsätzlich gut machbar. Je nach Zeitpunkt und Umfang kann er aber mehr oder weniger Aufwand bedeuten.

Vor allem unterjährig oder bei vielen Mitarbeitern braucht es eine saubere Vorbereitung und genaue Absprachen, damit später alles stimmt.

✅ So läuft’s typischerweise:

detaillierte Bestandsaufnahme (wie viele Dienstnehmer, welche Lohnarten)
Übernahme der bisherigen Daten/Abrechnungen (sofern vorhanden)
Einrichtung der laufenden Prozesse (Fixtermine, Zuständigkeiten)
Abstimmung und finale Kontrolle der Übernahme
Start der ersten Abrechnung

Tipp: Gerne begleiten wir Sie Schritt für Schritt mit Online-Meetings und ggf. auch vor Ort durch den gesamten Prozess.

Ich möchte meinen ersten Mitarbeiter einstellen – wie soll ich vorgehen?

Der erste Mitarbeiter ist ein großer Schritt – und mit ein paar Pflichten verbunden:

✅ Arbeitgeber anmelden: Bei der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) als Dienstgeber registrieren.
✅ Mitarbeiter anmelden: Vor Arbeitsbeginn bei der ÖGK via ELDA melden.
✅ Dienstvertrag erstellen: Schriftlichen Vertrag oder Dienstzettel ausstellen.
✅ Finanzamt informieren: Dienstgeberabgabennummer beantragen und Lohnsteuer anmelden.
✅ Abgaben & Vorschriften beachten: Lohnverrechnung, Sozialversicherung, Dienstgeberabgaben und arbeitsrechtliche Vorschriften wie Arbeitszeitgesetz und Kollektivverträge.

💡 Tipp: Wir unterstützen Wie gerne beim gesamten Prozess – von der Anmeldung bis zur ersten Lohnabrechnung.

Was benötigt ihr, wenn ich erstmals Mitarbeiter einstelle?

Wenn Sie zum ersten Mal Mitarbeiter aufnehmen, begleiten wir Sie strukturiert durch den Start.

✅ Für die Einrichtung brauchen wir typischerweise:

Basisdaten des Unternehmens
Mitarbeiter-Stammdaten
Vereinbarungen zum Dienstverhältnis (Arbeitszeit, Entlohnung)
Startdatum und geplante Abrechnungsform (z. B. Stundenlohn/Fixgehalt)

Danach läuft die monatliche Abrechnung nach einem einfachen, wiederkehrenden Prozess.

Tipp: Je klarer der Dienstvertrag und die Entlohnungsbestandteile definiert sind, desto reibungsloser ist die laufende Lohnverrechnung.

Übernehmt ihr auch An- und Abmeldungen sowie Änderungen bei der ÖGK?

Ja. Wir übernehmen die organisatorischen Schritte wie Anmeldungen, Abmeldungen und laufende Änderungen, damit alles korrekt gemeldet ist und Fristen eingehalten werden können.

Könnt ihr auch geringfügig Beschäftigte und Teilzeitkräfte abrechnen?

Ja. Wir übernehmen die Lohnverrechnung sowohl für geringfügig Beschäftigte als auch für Teilzeit- und Vollzeitkräfte.

✅ Gerade bei wechselnden Stunden, Zuschlägen oder Dienstplänen (z. B. Gastronomie/Handel) ist eine saubere Abwicklung besonders wichtig – wir sorgen dafür, dass die Abrechnung nachvollziehbar bleibt und alles korrekt gemeldet wird.

Tipp: Wenn Stunden variieren, hilft eine klare Stundenliste pro Monat – dann läuft die Abrechnung schnell und ohne Rückfragen.

Helft ihr auch bei Fragen zu Krankenstand, Urlaub, Kündigung & Co.?

Wir unterstützen bei der Abwicklung und Einordnung im Abrechnungsprozess und sagen Ihnen, welche Informationen wir brauchen, damit alles richtig abgerechnet werden kann.

Tipp: Bei Sonderfällen lohnt es sich, frühzeitig kurz abzustimmen – so vermeiden wir Korrekturen im Nachhinein.

Wann muss die Lohnverrechnung spätestens gemacht werden?

Wir empfehlen, die Lohnverrechnung monatlich fix und rechtzeitig abzuwickeln, damit Zahlungen und Meldungen fristgerecht erfolgen können.

✅ Damit alles sauber läuft, brauchen wir Ihre Informationen (z. B. Stunden, Zulagen, Abwesenheiten) vor dem vereinbarten Stichtag.
So können wir Abrechnungen pünktlich erstellen und Sie haben rechtzeitig alle Unterlagen für Überweisungen und interne Planung.

Tipp: Ein fixer monatlicher Ablauf (z. B. „Stundenliste bis X“) spart enorm Zeit und verhindert Korrekturen.

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FAQ zu Jahresabschluss ja-fibu.at

Wann soll ich die Unterlagen für den Jahresabschluss übermitteln?

Je früher, desto günstiger!
Wer seine Unterlagen bereits im Jänner übermittelt, profitiert von einem deutlich günstigeren Stundensatz. Ab Februar steigt dieser schrittweise an – und ab Juni kann der Stundensatz bereits doppelt so hoch sein wie zu Jahresbeginn.

💡 Am wirtschaftlichsten ist es, wenn ich Ihre Buchhaltung monatlich betreue. Dann bin ich bereits mit den Zahlen vertraut und benötige wesentlich weniger Zeit für die Erstellung des Jahresabschlusses – was sich direkt in den Kosten widerspiegelt.

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